Einleitung
Freitage sind für mich normalerweise die besten Tage der Woche. Sie läuten das Wochenende ein und bieten die perfekte Gelegenheit, Zeit mit Familie und Freunden zu verbringen. Doch manchmal können Freitage auch stressig sein, besonders wenn sie dazu genutzt werden, Datenschutzverletzungen zu melden.
Inhaltsverzeichnis
Neulich hatten wir einen solchen Vorfall, der sich schnell zu einem größeren Problem hätte entwickeln können. Ein unberechtigter Zugriff auf IT-Systeme wurde festgestellt. Die Einhaltung der 72-Stunden-Frist und das Abstellen möglicher Risiken können hier schnell zu einem Wochenendkiller werden. Glücklicherweise konnten wir auf unsere Notfallkonzepte zählen. Das Incident-Team der konicon und des Kunden wurde unverzüglich zusammengeholt und Maßnahmen geplant. Betroffene Systeme wurden isoliert und die Angriffswege analysiert.
Zum Glück stellte sich heraus, dass unsere Angriffserkennungssysteme funktioniert haben und der Zugriff direkt gesperrt wurde, bevor ein Datenzugriff erfolgen konnte. Es stellte sich heraus, dass ein Mitarbeiter Opfer eines Phishing-Angriffs geworden war und seine Login-Daten auf einer gefälschten Anmeldeseite eingetragen hatte. Auch die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) konnte hier nicht viel helfen, da auch dieser Anmeldetoken abgefangen wurde.
Obwohl der Freitag stressig war, konnten wir den Vorfall schnell aufklären, sodass wir alle doch entspannt ins Wochenende gehen konnten. Der Vorfall hat mir jedoch wieder einmal gezeigt, wie wichtig es ist, auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet zu sein. Unser gutes Incident-Management-System hat geholfen, den Vorfall schnell aufzuklären, weitere Schäden auszuschließen und somit für alle die Ressourcen zu schonen.
Was ist eine Datenschutzverletzung?
Eine Datenschutzverletzung liegt vor, wenn personenbezogene Daten unbefugt oder unbeabsichtigt verarbeitet, offengelegt, verändert, gelöscht oder unzugänglich gemacht werden. Solche Vorfälle können vielfältige Ursachen haben, darunter:
- Verlust oder Diebstahl von Datenträgern, Laptops oder Mobilgeräten mit personenbezogenen Daten.
- Unbefugter Zugriff durch interne oder externe Personen auf sensible Daten.
- Technische Fehler, die zu ungewolltem Datenverlust oder Datenänderungen führen.
- Cyberangriffe wie Phishing, Ransomware oder Hackerangriffe auf IT-Systeme.
- Fehlversand von Daten, etwa durch versehentlich an falsche Empfänger gesendete E-Mails.
Unternehmen müssen Datenschutzverletzungen nicht nur erkennen, sondern auch unverzüglich bewerten und gegebenenfalls melden.
Relevante Rechtsgrundlagen der DSGVO
Die Verpflichtungen zur Meldung einer Datenschutzverletzung ergeben sich insbesondere aus:
- Artikel 33 DSGVO: Hier wird geregelt, dass eine Datenschutzverletzung unverzüglich und spätestens innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden an die zuständige Aufsichtsbehörde gemeldet werden muss, wenn ein Risiko für betroffene Personen besteht.
- Artikel 34 DSGVO: Falls durch die Datenschutzverletzung ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen besteht, müssen diese ebenfalls unverzüglich informiert werden.
Diese Bestimmungen sind entscheidend für die rechtskonforme Handhabung von Datenschutzverletzungen in Unternehmen.
Welche Datenschutzverletzungen müssen gemeldet werden?
Nicht jede Datenschutzverletzung erfordert eine Meldung an die Aufsichtsbehörde. Entscheidend ist das Risiko für betroffene Personen. Es gibt drei Stufen der Risikobewertung:
- Kein Risiko: Keine Meldung erforderlich, aber interne Dokumentation notwendig.
- Erhöhtes Risiko: Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden erforderlich.
- Hohes Risiko: Zusätzlich zur Meldung an die Behörde müssen betroffene Personen informiert werden.
Ein Beispiel für eine meldepflichtige Datenschutzverletzung wäre ein Cyberangriff, bei dem Kundendaten gestohlen wurden, während ein versehentlich falsch adressierter Brief ohne sensible Informationen eher keine Meldepflicht auslöst.
Pflichten des Verantwortlichen bei einer Datenschutzverletzung
Verantwortliche Stellen haben klare Pflichten, um Datenschutzvorfälle DSGVO-konform zu behandeln:
Interne Dokumentation der Datenschutzverletzung
Jede Datenschutzverletzung – unabhängig davon, ob sie gemeldet wird oder nicht – muss gemäß Artikel 33 Abs. 5 DSGVO vollständig dokumentiert werden. Dies umfasst:
- Datum und Uhrzeit der Feststellung
- Beschreibung des Vorfalls
- Betroffene Datenkategorien
- Mögliche Folgen der Verletzung
- Ergriffene Maßnahmen
Eine lückenlose Dokumentation hilft nicht nur bei der Nachweisführung gegenüber Behörden, sondern auch bei der Optimierung interner Sicherheitsprozesse.
Risikobewertung: Wann besteht eine Meldepflicht?
Die Risikobewertung erfolgt auf Basis der potenziellen Auswirkungen für die betroffenen Personen. Wichtige Fragen hierbei sind:
- Kann es zu Identitätsdiebstahl, finanziellen Schäden oder Diskriminierung kommen?
- Sind besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen (z. B. Gesundheitsdaten)?
- Wie viele Personen sind betroffen?
Falls ein erhöhtes oder hohes Risiko besteht, muss die Datenschutzverletzung gemeldet werden.
Meldung an die Aufsichtsbehörde
Die Meldung muss unverzüglich, spätestens innerhalb von 72 Stunden nach Feststellung erfolgen. Sie muss enthalten:
- Eine Beschreibung der Art der Datenschutzverletzung
- Die betroffenen Datenkategorien und Personenzahlen
- Die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung
- Bereits getroffene oder geplante Maßnahmen
Falls nicht alle Informationen innerhalb von 72 Stunden vorliegen, kann eine vorläufige Meldung erfolgen, die später ergänzt wird.
Die meisten Aufsichtsbehörden halte hierfür online-Formulare für eine Meldung von Datenschutzvorfällen bereit.
Benachrichtigung der betroffenen Personen
Falls ein hohes Risiko besteht, müssen betroffene Personen unverzüglich verständigt werden. Die Benachrichtigung sollte verständlich und in klarer Sprache folgende Punkte enthalten:
- Beschreibung der Datenschutzverletzung
- Welche personenbezogenen Daten betroffen sind
- Mögliche Risiken für die Betroffenen
- Empfohlene Maßnahmen zur Schadensbegrenzung
Die konicon GmbH unterstützt Unternehmen dabei, rechtssichere und angemessene Benachrichtigungen zu formulieren.
Best Practices zur Vorbereitung auf mögliche Datenschutzverletzungen
Unternehmen sollten präventive Maßnahmen treffen:
- Risikobewertung durchführen: Identifizieren und bewerten Sie potenzielle Risiken für Ihre Daten und IT-Systeme und identifizieren Sie kritische Bereiche.
- Notfallpläne entwickeln: Erstellen Sie detaillierte Notfallpläne, die klare Schritte zur Reaktion auf Datenschutzvorfälle enthalten.
- Meldewege: Identifizieren Sie im Vorfeld welche Meldewege an Behörden, Kunde oder betroffene Personen bestehen und halten Sie erforderliche Vorlagen bereit.
- Incident-Response-Team benennen: Stellen Sie ein spezialisiertes Team zusammen, das im Falle eines Vorfalls schnell und effektiv reagieren kann.
- Regelmäßige Schulungen: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in Bezug auf Datenschutz und Sicherheitsbewusstsein, um menschliche Fehler zu minimieren.
- Technische Schutzmaßnahmen: Implementieren Sie technische Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, Intrusion Detection Systems (IDS) und Verschlüsselung.
- Phishing-Simulationen: Führen Sie regelmäßig Phishing-Simulationen durch, um die Wachsamkeit Ihrer Mitarbeiter zu testen und zu verbessern.
- Regelmäßige Backups: Stellen Sie sicher, dass regelmäßige Backups Ihrer Daten erstellt und sicher aufbewahrt werden.
- Externe Partner einbinden: Arbeiten Sie mit externen Sicherheitsexperten und Dienstleistern zusammen, um Ihre Sicherheitsmaßnahmen zu überprüfen und zu verbessern.
- Regelmäßige Überprüfungen und Tests: Überprüfen und testen Sie Ihre Sicherheitsmaßnahmen und Notfallpläne regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie aktuell und wirksam sind.
Fazit
Eine gründliche Vorbereitung auf Datenschutzvorfälle ist entscheidend, um im Ernstfall schnell und effektiv reagieren zu können. Durch regelmäßige Schulungen, technische Schutzmaßnahmen und klare Notfallpläne können potenzielle Schäden minimiert und Ressourcen geschont werden. Die konicon GmbH unterstützt Unternehmen mit ihrer Expertise bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen.
