Einleitung
Das Arbeiten im Homeoffice/Telearbeit hat sich in vielen Unternehmen etabliert, doch damit einher geht eine besondere Verantwortung für den Datenschutz. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten und unternehmensspezifische Informationen auch außerhalb des Büros geschützt bleiben. Dieser Leitfaden bietet praxisnahe Empfehlungen und zeigt, wie Unternehmen durch geeignete Maßnahmen sowohl rechtlichen Anforderungen als auch Sicherheitsstandards gerecht werden.
Inhaltsverzeichnis
Grundlagen für Datenschutz im Homeoffice
Der Schutz personenbezogener Daten ist in der EU durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt. Ein Verbot oder spezifische Regelungen für Datenverarbeitungen im Homeoffice bestehen dabei nicht. Jedoch sind Unternehmen grundsätzlich verpflichtet, geeignete Schutzmaßnahmen zu implementieren , um Datenschutzverletzungen zu vermeidend und die Vorgaben zum Datenschutz angemessen einzuhalten. Diese Pflicht gilt unabhängig vom Ort einer Datenverarbeitung, weshalb Unternehmen auch für das Arbeiten im Homeoffice verantwortlich sind und angemessen Maßnahmen treffen müssen. Dabei kommt es häufig zu einem besonderen Spannungsverhältnis, da jegliche Vorgaben auch ein Eingriff in die Privatsphäre und die privaten Lebensverhältnisse der Beschäftigten darstellen können. Dieses Spannungsverhältnis gilt es angemessen zu berücksichtigen und zu lösen.
Verantwortlichkeiten von Unternehmen
Unternehmen tragen die Verantwortung dafür, dass auch im Homeoffice ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet wird. Dazu gehören:
- Bereitstellung von datenschutzkonformer IT-Infrastruktur (z. B. VPN, firmeneigene Endgeräte).
- Klare Richtlinien und Vorgaben zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Homeoffice.
- Durchführung von Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen für Mitarbeiter.
- Regelmäßige Überprüfung der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien.
Pflichten der Mitarbeiter
Auch Mitarbeiter sind verpflichtet, sich an die Datenschutzvorgaben zu halten. Dazu gehören insbesondere:
- Verwendung nur zugelassenen Geräten und Softwareanwendungen.
- Vermeidung der Nutzung privater Cloud-Dienste für dienstliche Daten.
- Einhalten von Sicherheitsrichtlinien wie Passwortschutz und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
- Verhinderung unbefugter Einsichtnahme durch Dritte oder Mitbewohner.
Besonderheit bei Auftragsverarbeitungen
Werden Unternehmen als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO aktiv, so muss mit dem Kunden abgestimmt werden, welche Schutzmaßnahmen zum Umgang mit personenbezogenen Daten einzuhalten sind. Mein Erfahrung ist dabei immer noch, das viele Unternehmen hierbei nur die eigenen bestehenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz beschreiben, jedoch nicht berücksichtigen, dass diese häufig nur für Standorte des Unternehmens gelten aber nicht für die Wohnungen der Mitarbeiter. Nur in den wenigsten Fällen sind Privatwohnungen mit einem Drehkreuz, Wachdienst oder einer Zutrittskontrollanlagen ausgestattet.
Jedoch sind die vereinbarten technische und organisatorischen Maßnahmen teil des des AV-Vertrages anhand dessen regelmäßig ein Auftraggeber entscheidet, ob ein angemessenes Schutzniveau vorliegt und die Auftragnehmer verpflichten sich, diese einzuhalten. (siehe Art. 28 Abs. 3 c DSGVO)
Daher sollte unbedingt darauf verwiesen, oder vertraglich vereinbart werden, dass Datenverarbeitungen im Homeoffice stattfinden dürfen.
Technische und organisatorische Maßnahmen für sicheres Homeoffice
Geeignete Hardware und sichere Netzwerke
Die Nutzung von firmeneigener Hardware reduziert Risiken im Vergleich zu privaten Geräten. Unternehmen sollten folgende Maßnahmen und vorgaben treffen:
- Bereitstellung von dienstlichen Laptops und Smartphones mit zentral verwalteten Sicherheitsupdates.
- Regelung wie mit privaten Peripheriegeräten wie Druckern, Bildschirmen, Headsets, Kameras, Tastaturen etc. umgegangen werden soll und ggf. Bereitstellung firmeneigener Geräte.
- Aufstellen von Netzwerkanforderungen für sicheren WLAN-Verbindungen mit WPA3-Verschlüsselung.
- Unterbindung der Nutzung öffentlicher WLAN-Netzwerke für dienstliche Zwecke.
- Einschränkung der Kommunikationsmöglichkeit der Geräte mit im Netzwerk befindlichen firmenfremden Geräten (z.B. VPN-Pflicht).
VPN und verschlüsselte Kommunikation
Um den Datenverkehr zu schützen, sollten Unternehmen den Zugriff auf Firmennetzwerke, Cloudspeicher und personenbezogene Daten ausschließlich über verwaltetet Virtual Private Network (VPN) ermöglichen. Weitere Maßnahmen umfassen:
- Nutzung von Ende-zu-Ende-verschlüsselten E-Mail- und Messaging-Diensten.
- Verbot von unsicheren Kommunikationskanälen insbesondere ohne Verschlüsselung.
- Verbot und Verhinderung der Nutzung privater Anwendung und Cloud-Dienste.
- Überwachung und Prüfung des Netzwerkverkehrs auf Sicherheitsrisiken wir Malware.
Zugriffs- und Berechtigungskonzepte
Um unbefugten Zugriff zu verhindern, sind klare Berechtigungskonzepte erforderlich:
- Vergabe von individuellen Zugriffsbeschränkungen je nach Tätigkeit.
- Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Zugriffsrechte.
Verhaltensregeln für das Arbeiten im Homeoffice
Das arbeiten im Homeoffice oder bei Telearbeit sollte mit verbindlichen Richtlinien oder Betriebs- und Dienstvereinbarungen geregelt werden. Hierbei sollten insbesondere auch Anforderungen aufgestellt werden, wir mit Familienmitgliedern und Besuch umgegangen werden sollte.
- Regelung zur Aufrechterhaltung einer vertraulichen Arbeitsumgebung. (z.B. kein Arbeiten in der WG-Küche)
- Berücksichtigen von Smart-Home Geräten, die vertrauliche Gespräche mithören oder mittels Kamera aufzeichnen können.
- Verbot der Weitergabe oder Mitnutzung firmeneigener Geräte an Familienmitglieder oder anderen Personen
- Regelung wir Geräte und Unterlagen bei Arbeitsende sicher aufbewahrt werden sollen.
Praktische Maßnahmen für Mitarbeiter im Homeoffice
Neben technischen Schutzmaßnahmen können Mitarbeiter selbst aktiv zur Datensicherheit beitragen.
Sicherer Umgang mit physischen Dokumenten
Datenschutz umfasst auch den Umgang mit physischen Dokumenten. Folgende Maßnahmen sind essenziell:
- Vermeidung des Ausdruckens sensibler Dokumente.
- Vernichtung vertraulicher Unterlagen mit einem angemessenen Aktenvernichter welcher die Schutzstandards des Unternehmens erfüllt.
Sicherer Umgang mit Geräte und Passwörtern
Schwache Passwörter sind eine der häufigsten Ursachen für Datenlecks. Unternehmen sollten daher:
- Passwortmanager für eine sichere Verwaltung empfehlen.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle geschäftlichen Konten aktivieren.
Im Homeoffice wird zudem häufig unterbewusst von einer Sicheren Umgebung ausgegangen aber auch hier gilt:
- Keine Passwörter aufschreiben.
- Geräte beim Verlassen des Arbeitsplatzes sperren.
- Geräte beim beende der Arbeit herunterfahren.
- Geräte und Dokumente nicht offen herumliegen lassen und wegschließen.
Videokonferenzen und Datenschutz
Videokonferenzen bergen einige datenschutzrechtliche Risiken. Insbesondere auch im Homeoffice in einer ungeschützten Umgebung. Mehr können Sie auch hier erfahren:
Fazit
Der Datenschutz im Homeoffice oder bei Telearbeit stellt sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter vor Herausforderungen. Mit einer Kombination aus technischen Maßnahmen, klaren Richtlinien und bewusstem Verhalten kann das Risiko von Datenschutzverletzungen minimiert werden. Die konicon GmbH unterstützt Unternehmen dabei, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln und datenschutzrechtliche Anforderungen erfolgreich umzusetzen.
